Formulario W-2 – Wage and Tax Statement

El Formulario W-2, conocido como Wage and Tax Statement, es uno de los documentos más importantes que recibirás después de finalizar tu trabajo en Estados Unidos.

Este formulario resume todo lo que ganaste durante tu empleo y los impuestos que te fueron descontados.

Tu empleador está legalmente obligado a enviarte el W-2 al final del año fiscal, usualmente entre enero y febrero del siguiente año.

En otras palabras, si trabajaste durante el verano de 2025, tu empleador deberá enviarte tu W-2 a más tardar el 31 de enero de 2026.

A continuación te explicamos sus principales secciones:

1. Box 1 – Wages, tips, other compensation:
   Muestra tu salario total bruto (antes de deducciones). Incluye horas trabajadas, propinas reportadas y cualquier otro ingreso recibido de tu empleador.
2. Box 2 – Federal income tax withheld:
   Indica el impuesto federal sobre la renta que tu empleador retuvo de tu salario.
   Este monto es el que podrás recuperar parcialmente al hacer tu declaración de impuestos (tax return).
3. Box 3 y 4 – Social Security wages y tax withheld:
   Estos recuadros no deberían tener retenciones en el caso de los estudiantes J-1, ya que estás exento de pagar los impuestos de Seguro Social (Social Security) y Medicare.
   Si ves que estos campos tienen montos, podrás solicitar un reembolso a tu empleador o mediante tu declaración.
4. Box 5 y 6 – Medicare wages y tax withheld:
   También corresponden a impuestos que normalmente pagan los trabajadores estadounidenses, pero no aplican a los participantes J-1.
5. Box 16 y 17 – State income tax:
   Si trabajaste en un estado donde se cobra impuesto estatal, aquí verás cuánto te retuvieron a nivel estatal.
   En algunos estados, estos impuestos también pueden ser reembolsables al presentar tu declaración.
6. Employer information:
   Incluye el nombre, dirección y número de identificación fiscal (EIN) de tu empleador.
   Esta información es esencial para completar correctamente tu tax return.
7. Employee information:
   Muestra tu nombre, dirección y número de Seguro Social (SSN), que te identifica ante el sistema fiscal estadounidense.
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¿Por qué el W-2 es tan importante?

El Formulario W-2 es el documento base que demuestra:

• Cuánto ganaste durante tu participación en el programa.
• Cuánto dinero fue retenido en impuestos.
• Que tu trabajo fue legal y debidamente registrado.

Con este documento podrás presentar tu declaración de impuestos (Tax Return) ante el Internal Revenue Service (IRS), el organismo encargado de los impuestos en Estados Unidos.

Al hacerlo correctamente, puedes recuperar parte o la totalidad de los impuestos federales y estatales retenidos.

En muchos casos, los estudiantes J-1 recuperan entre el 60% y el 100% de lo retenido, dependiendo de su salario, tiempo trabajado y estado donde laboraron.

¿Cómo y cuándo recibirás tu W-2?

Tu empleador está obligado a enviarte tu W-2 antes del 31 de enero del año siguiente al que trabajaste.

Este documento puede llegarte de tres maneras:

1. Por correo físico: enviado a tu dirección en EE. UU. o a tu país de origen (si la proporcionaste antes de irte).
2. Por correo electrónico o plataforma digital: algunos empleadores lo envían de forma electrónica (por ejemplo, a través de ADP, Workday u otros portales).
3. Por solicitud directa: si no lo recibes, puedes contactar directamente a tu empleador o patrocinador para solicitar una copia.

¿Qué hacer si no recibes tu W-2?

Si llega febrero y aún no lo tienes:

1. Contacta a tu empleador y solicita tu W-2. Proporciona tu nombre completo, fecha de empleo y dirección actual.
2. Si no obtienes respuesta, puedes contactar al IRS al número oficial para contribuyentes internacionales.
3. En algunos casos, puedes usar tus últimos recibos de pago (pay stubs) como referencia para presentar tu declaración, aunque esto es menos exacto.

Consejos prácticos sobre el W-2

• Guárdalo bien: conserva el original y haz una copia digital. Lo necesitarás para tu declaración de impuestos.
• Verifica los datos: asegúrate de que tu nombre, dirección y número de SSN estén correctos.
• No lo ignores: aunque ya estés de regreso en tu país, debes declarar tus impuestos. No hacerlo puede causarte problemas futuros con el IRS o afectar futuras solicitudes de visa.
• Evita fraudes: nunca compartas tu W-2 o SSN con personas o sitios no autorizados. Solo usa plataformas oficiales o servicios confiables de preparación de impuestos.

Declaración de impuestos desde tu país (Tax Return J-1)

Una vez tengas tu W-2, podrás hacer tu declaración de impuestos de forma segura desde tu país de origen.

El proceso puede hacerse a través de:

• El portal oficial del IRS.
• Asesores fiscales especializados en programas J-1.
• Empresas dedicadas a servicios de declaración de taxes para estudiantes internacionales, como WanTaxes Solutions J1, por ejemplo.

La declaración de impuestos no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para recuperar dinero que te pertenece por derecho.